E-mail- en PDF-orders die zichzelf boeken in je ERP
50 tot 70% van je B2B-orders komt per e-mail binnen. Een AI-collega leest ze in elk formaat, matcht ze tegen je artikelen en klanten, en maakt de verkooporder direct aan in SAP, AFAS, Exact, Dynamics 365 of Odoo.
Matchen is een vaardigheid die bij enkele seniors zit
Orders komen binnen in tientallen formaten: PDF, Excel, platte e-mailtekst, EDI, webshop, soms telefoon en WhatsApp. Elke klant gebruikt zijn eigen artikelnummers en omschrijvingen. Het matchen van een klantvraag met het juiste product is een vaardigheid die vaak alleen de meest ervaren medewerkers consistent beheersen. Als zij afwezig of overbelast zijn, loopt de mailbox vol en groeit de doorlooptijd.
Prijsafspraken en klantspecifieke condities
In de groothandel is de prijs zelden een vast lijstbedrag. Elke klant heeft eigen staffels, kortingsafspraken en contractprijzen. De AI-collega laat de prijslogica over aan je ERP en boekt met het juiste artikel en de juiste klant, zodat de geldende condities automatisch worden toegepast. Zo blijft er één bron van waarheid voor je prijzen en verdwijnen creditnota's achteraf door een verkeerde conditie.
Pieken opvangen zonder extra mensen
De orderstroom is zelden gelijkmatig. Maandagochtend, het einde van de maand en seizoenspieken zorgen voor golven. De AI-collega schaalt mee met het volume: of er tien of duizend orders binnenkomen, ze worden in hetzelfde tempo verwerkt. Je hebt geen tijdelijke krachten nodig die je eerst moet inwerken.
Hoe de AI-collega het doet, in vijf stappen
- 01
Inbox-bewaking
De AI-collega monitort de orderinbox en pikt elke binnenkomende order op.
- 02
Extractie
Klantgegevens, productomschrijvingen, aantallen en referenties worden gestructureerd uit het document gehaald.
- 03
Productmatching
Klantomschrijvingen, afkortingen en branchejargon worden gematcht met de juiste SKU uit je catalogus.
- 04
Aanmaken in het ERP
De verkooporder wordt direct aangemaakt, zonder tussenlaag, klaar om verder verwerkt te worden.
- 05
Mens-in-de-loop
Bij twijfel wordt de order voorgelegd aan een medewerker. Elke validatie voedt het geheugen, per klant, per categorie.
Van 1 tot 2 minuten naar 27 seconden per order
Bij Technotrading, een technische groothandel met 100+ orders per dag over een catalogus van 12.000 SKU's, verwerkt de AI-collega een order in 27 seconden, tegen 1 tot 2 minuten voorheen. Gemeten over 5.397 cases in 3,5 maand. Het hele team levert nu de matchkwaliteit die eerst alleen de seniors haalden.
Directe antwoorden
Dan escaleert de AI-collega naar een medewerker in plaats van door te boeken.
Ja. EDI, e-mail, PDF, Excel en webshop worden in dezelfde pijplijn verwerkt.
De AI-collega legt de order voor ter validatie en leert van de keuze.
Die laten we volledig aan je ERP. De AI-collega boekt met het juiste artikel op de juiste debiteur, waarna jouw staffels, kortingen en contractprijzen automatisch worden toegepast. Zo blijft er één bron van waarheid voor je prijzen.
Daar is de matching op gebouwd. Klantomschrijvingen, afkortingen en branchejargon worden gescoord tegen je catalogus, en elke validatie door je team wordt onthouden per klant en per productcategorie. Hoe langer hij draait, hoe minder hij hoeft te vragen.
Dat bepaal jij. Je kunt hem volledig laten boeken bij een hoge matchscore, of elke order laten voorleggen. In de praktijk beginnen klanten met alles voorleggen en verschuiven ze die grens zodra de cijfers dat rechtvaardigen.
Gemiddeld acht weken van kick-off tot productie. Bij Technotrading zat er twee maanden tussen het eerste contact en de eerste orders in Odoo.
Ja. Stuur ons een beschrijving van je orderproces en eventueel een handvol geanonimiseerde orders. We nemen dan een demo mee naar het gesprek die op jouw proces en jouw data is ingericht.
Laat je orderstroom doorlichten in een Quick Scan
In 1,5 uur brengen we samen je orderstroom in kaart: volumes, formaten, varianten en je ERP. Binnen twee weken ligt er een concreet plan.
- 1,5 uur, op locatie of remote
- Demo op jouw proces en jouw data, geen algemene slides
- Binnen twee weken een concreet plan
- Geen verplichtingen