Meer volume. Dezelfde mensen. Een AI-collega neemt de routine over.
AI-collega's die de documentstromen van handels-, productie- en distributiebedrijven zelfstandig afhandelen: orders, facturen, bevestigingen en prijslijsten, direct in SAP, AFAS, Exact, Dynamics 365 of Odoo. Meer volume met dezelfde mensen, zonder afhankelijk te zijn van een paar onmisbare krachten.
Elke ochtend bepaalt de mailbox wat je binnendienst doet.
Orders van klanten, facturen en bevestigingen van leveranciers, prijslijsten, statusvragen. Duizenden documenten per maand, allemaal eigen formaten, allemaal handwerk richting het ERP. Twee mensen weten hoe alles moet. Eén van hen is 58.
Elke fout wordt verderop in de keten duur: een verkeerde levering, een creditnota, een ontevreden klant. Jij bouwde een bedrijf dat draait op vakmanschap en relaties. De administratie zou dat moeten volgen, in plaats van je groei af te remmen.
Bronnen: CBS conjunctuurenquête groothandel, Q2 2025. Kosten- en foutcijfers zijn brancheranges, o.a. APQC-benchmarks.
Wat kost het je om niets te doen?
Reken het na met je eigen cijfers. We rekenen met € 8 tot € 15 verwerkingskosten per handmatige order en een foutkans van 1 tot 8% per orderregel.
En het risico dat je Excel niet vangt: de dag dat je hoofd binnendienst vertrekt, vertrekt de kennis mee. Een bedrijf dat afhankelijk is van twee onmisbare mensen is lastiger over te dragen, en minder waard.
- Handwerk per jaar
- € 96.000 tot € 180.000
- Herstelwerk per jaar, creditnota's, retouren, spoedritten
- € 9.000 tot € 72.000
- Inkoopfacturen handmatig matchen, prijslijsten die blijven liggen
- administratie en margeverlies
- Eén onvervulbare vacature op de binnendienst
- gemiste groei en overuren
Waar in je keten een AI-collega vandaag verschil maakt
Klik op een schakel in de keten van een handelsbedrijf.
Orderverwerking
50 tot 70% van je B2B-orders komt per e-mail binnen. De AI-collega leest ze in elk formaat: PDF, Excel, platte tekst, EDI, webshop. Hij matcht klantomschrijvingen met je SKU's en boekt de verkooporder direct in je ERP. Bij Technotrading duurt dat 27 seconden per order.
Meer over orderverwerkingDe mailbox loopt vol; elke klant gebruikt eigen artikelnummers en de matchkennis zit bij enkele seniors.
Een verkooporder op de juiste debiteur, met orderregels, aantallen, je eigen artikelnummers en de klantreferentie. Klaar om te picken, alsof een collega hem invoerde.
Eén mail erin. Eén order eruit.
Zes echte scenario's, nagespeeld in je browser. De AI-collega logt elke stap, en de onomkeerbare klik blijft van jou.
Dit is een simulatie in je browser, geen live systeem. De zes scenario's zijn nagespeelde echte verwerkingen: van een order die vanzelf doorloopt tot een order die bewust stopt.
Je moet zelf klikken. Bij een ambigue artikelregel, een onhaalbare leverdatum en de uiteindelijke boeking stopt de AI-collega en wacht hij op jou. De timer springt dan op “wacht op jouw keuze”: klik op een kandidaat of op de knop om verder te gaan.
Liever een demo op je eigen proces?
Stuur ons een korte beschrijving van je proces, en eventueel een handvol geanonimiseerde documenten. We nemen altijd een demo mee naar het gesprek, volledig ingericht op jouw proces en jouw data. Geen algemene slides.
Vergelijk ons gerust. Dit zijn je opties.
Je kunt de binnendienst uitbreiden, een scan-en-herken-tool kopen, of je IT-partner maatwerk laten bouwen. Leg ze naast elkaar:
Het team van AgentsLab combineert diepgaande proceskennis met een verfrissend praktische aanpak. Zeer geloofwaardig.
Zo houd je de controle
De onomkeerbare klik blijft van een mens
Onomkeerbare acties, zoals een order boeken of een mail versturen, blijven altijd bij een mens. Jij bepaalt waar die grens ligt.
Elke stap gelogd, met score en reden
Elke stap wordt gelogd met score en reden. Je ziet altijd waarom de AI-collega deed wat hij deed.
Jouw data, jouw ERP
Alles staat in jouw ERP. Jouw data, jouw klanten, jouw artikelen. Stoppen met AgentsLab betekent gewoon doorwerken zoals voorheen, zonder migratie.
Escaleren, nooit gokken
Gaat er iets mis, dan escaleert de AI-collega in plaats van door te boeken. Twijfel is een reden om te stoppen, nooit om te gokken.
Begin met één concreet proces
Start met de bottleneck, meestal de orderverwerking. Bewijs de waarde in acht weken en breid daarna uit. Gebouwd voor Nederlandse handels-, productie- en distributiebedrijven die duizenden documenten per maand verwerken.
Een vast maandbedrag per AI-collega plus een eenmalige implementatie, met een staffel op volume. De investering verdient zich doorgaans binnen drie tot zes maanden terug door besparing op handmatige verwerkingstijd.
Bewezen in de Nederlandse handel
Technische groothandel, 100+ orders per dag in PDF, Excel, Word en platte tekst, catalogus van 12.000 SKU's. De AI-collega bewaakt de inbox, matcht klantomschrijvingen tegen de juiste SKU en maakt de verkooporder direct aan in Odoo. Van eerste contact naar productie in twee maanden. Een tweede AI-collega zet klantaanvragen inmiddels ook om in offertes in Odoo, op dezelfde catalogus.
“We zijn zeer tevreden met AgentsLab! Na het eerste contact in september 2024 zijn we in november live gegaan met onze AI-collega voor orderverwerking, en inmiddels werken we hard aan de volgende processen.”
“Het team van AgentsLab combineert diepgaande proceskennis met een verfrissend praktische aanpak. Zeer geloofwaardig.” · Joost Bakker, IT Manager
Orders uit verschillende kanalen worden gelezen, gematcht en direct als verkooporder in AFAS geboekt. Het team werkt in het systeem dat het al kende, zonder handmatig invoerwerk.
De AI-collega controleert orderbevestigingen van leveranciers, matcht facturen two-way tegen de inkooporder en verwerkt de inkoopfacturen. Afwijkingen legt hij voor, de rest loopt door.
Liever een klant spreken dan een verkoper? We brengen je in contact met een bedrijf dat al met een AI-collega werkt.
Vraag een referentiegesprek aanDirecte antwoorden
De AI-collega neemt de routine over; je team beoordeelt de uitzonderingen en houdt het klantcontact. Bij Technotrading levert het hele team nu de matchkwaliteit die eerst alleen de seniors haalden.
Bewezen integraties met SAP, AFAS Profit, Exact Globe & Online, Dynamics 365 Business Central en Odoo. Daarnaast koppelen we met elk ander systeem met een API.
Gemiddeld 8 weken van kick-off tot productie. Reken vanaf het eerste gesprek, inclusief kennismaking, Quick Scan en ontwerp, op zo'n 10 weken.
Een vast maandbedrag per AI-collega plus een eenmalige implementatie, met een staffel op volume. Geen pay-per-document. De investering verdient zich doorgaans binnen drie tot zes maanden terug door besparing op handmatige verwerkingstijd.
In de EU, op Microsoft Azure. We werken met geïsoleerde omgevingen per processtap, volgens de richtlijnen van ISO 27001, en sluiten met elke klant een verwerkersovereenkomst. We verkopen of delen geen klantdata met derden.
Een chatbot beantwoordt vragen, RPA klikt knoppen, en allebei stoppen ze zodra iets afwijkt van het script. Een AI-collega leest een order in vrije tekst, begrijpt de context, matcht tegen jouw catalogus en boekt in je ERP. Uitzonderingen handelt hij niet af door te gokken, maar door ze voor te leggen aan een mens.
Elke regel krijgt een score op meerdere signalen: typenummer, keywords, maat, compleetheid, precisie en merk. Is de score hoog genoeg, dan boekt hij. Twijfelt hij, dan krijg je een top 5 met per kandidaat de reden en de afwijking, en kies jij. In de praktijk zien klanten minder dan 5% uitzonderingen, en elke correctie voedt het geheugen per klant en per productcategorie.
De AI-collega schaalt mee met het volume. Of er tien of duizend orders binnenkomen, ze worden in hetzelfde tempo verwerkt. Je hoeft geen uitzendkrachten in te werken voor seizoenspieken.
Dan blijft dat mensenwerk. We automatiseren de gestructureerde documentstroom: e-mail, PDF, Excel, platte tekst, EDI en webshop. Juist door die stroom weg te nemen houdt je binnendienst tijd over voor de klanten die wél even bellen.
Nee. Wij bouwen de AI-collega op ons platform en beheren hem daarna ook. Onderhoud zit in het maandbedrag, inclusief een vast aantal uren per maand. Je team beoordeelt uitzonderingen, verder niets.
Dan werk je gewoon door zoals voorheen. Alles staat in jouw ERP: jouw orders, jouw klanten, jouw artikelen. Er is geen parallel systeem en geen migratie nodig om eruit te stappen.
Met een Quick Scan van 1,5 uur waarin we je orderstroom en je ERP doorlopen. Stuur je vooraf een korte beschrijving van je proces, dan nemen we een demo mee die op jouw proces en jouw data is ingericht. Binnen twee weken ligt er een concreet plan met een onderbouwde business case.
De orders van vandaag staan 's avonds goed in je ERP. Ook in week 32.
De facturen zijn gematcht, de leveranciersbevestigingen gecontroleerd, de nieuwe prijslijst verwerkt. Je binnendienst behandelt uitzonderingen en klanten, in plaats van de mailbox. In een Quick Scan van 1,5 uur bepalen we samen welke schakel het meest oplevert; binnen twee weken ligt er een concreet plan.
- 1,5 uur, op locatie of remote
- Demo op jouw proces en jouw data, geen algemene slides
- Binnen twee weken een concreet plan
- Geen verplichtingen